Strukturierung der To-Do-Liste mit Hilfe der Eisenhower-Matrix

Die To-Do-Liste ist lang und wird immer länger und wir kreisen immer wieder um unsere Aufgaben, finden aber nicht den richtigen „Packan“, wie, wann oder womit wir endlich starten wollen. Da gibt es die unliebsamen Aufgaben wie die Steuererklärung, die aufwendigen Aufgaben wie der Brief an Tante Else, das langweilige Fensterputzen oder die schöne Urlaubsplanung, die wir aber noch nicht verdient haben, weil die anderen Aufgaben …- Sie wissen was ich meine.

Wieso fällt es uns manchmal so schwer, einfach zu starten? Bei genauer Betrachtung liegt es oft nur daran, dass wir nicht wissen, womit wir anfangen sollen. Mit den wichtigen Sachen? Den schnell erledigten Dingen? Mit dem Schlimmsten oder mit dem Angenehmsten? Und über dieses Grübeln haben wir noch immer nicht angefangen, mit gar nichts. Und – das ist klar – das ist die schlechteste aller Alternativen.

Da kann es helfen, der To-Do-Liste eine Struktur zu geben und die Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren. Voraussetzung ist dabei, dass wir Herr bzw. Herrin über die Dinge sind und selbstverantwortlich planen können.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix bietet eine Möglichkeit, die Priorisierung unserer Aufgaben anzugehen, sodass wir das Chaos lichten und endlich starten können. Der 34. Präsident der USA Dwight Eisenhower ist Namensgeber für diese Methode; ob sie wirklich von ihm stammt, darüber gibt es unterschiedliche Aussagen, aber er soll danach gearbeitet haben.

Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode aus dem Projekt- bzw. Zeitmanagement, mit deren Hilfe die anstehenden Aufgaben strukturiert werden, indem sie nach Wichtigkeit und gleichzeitig nach Dringlichkeit sortiert werden.  Das hört sich fast zu simpel an, aber diese Einfachheit macht diese Methode schnell umsetzbar und hilft endlich ins Handeln zu kommen.

Zur Veranschaulichung: In einem Koordinatensystem wird an der vertikalen Achse die Dringlichkeit (eilig/nicht eilig) dargestellt, an der horizontalen Achse die Wichtigkeit. So entsteht eine Matrix aus vier Quadranten – siehe Abbildung.

• A. Wichtige und eilige Dinge sind sofort zu erledigen. In diese Kategorien fallen Aufgaben mit einer Deadline, wenn etwa Abgabefristen einzuhalten sind oder Krisen schnell gemeistert werden müssen. Dazu gehört auch die Versorgung von Menschen oder Haustieren.
• B. Diese Aufgaben sind nicht so wichtig wie die der Kategorie A, müssen aber ebenfalls zeitnah erledigt werden. Hier kann es helfen, die Aufgabe zu delegieren, z.B. die Freundin bitten, das eigene Kind mit zum Musikunterricht zu nehmen. Vielleicht könnte ein Fensterputzer beauftragt werden, damit die Partygäste den Durchblick behalten. Der Partner wird gebeten die Mülltonne zur Abholung herauszustellen. Nicht immer ist Delegation möglich, dann sind die Aufgaben nach denen der Kategorie A zu erledigen.
• C. Aufgaben die zwar wichtig sind, aber zurzeit nicht eilig, sollten terminiert werden, sodass Sie zu gegebener Zeit in die Kategorie A rutschen. In der Regel werden alle wichtigen Aufgaben irgendwann zeitkritisch.
• D. Unwichtige und nicht eilige Dinge können erst mal unberücksichtigt bleiben, bis die anderen Aufgaben erledigt sind. Möglicherweise haben sie sich im Zeitablauf bereits erledigt. Das dritte Katzenvideo der Kegelschwester ansehen? Übertriebener Perfektionismus könnte übrigens auch zu dieser Kategorie gehören.

Sollten sich innerhalb eines Quadranten wiederum viele Aufgaben sammeln, so kann auch hier noch einmal die Matrix angewendet werden, um eine Rangfolge festzulegen, z. B. wenn der Zeithorizont von bisher wöchentlich auf täglich verkürzt wird.

Wie erfolgt denn nun die Einteilung in eilig/nicht eilig und wichtig/unwichtig? Das kann sicherlich nur jeder selbst beurteilen und hier ist Selbstverantwortung gefragt.

Dringlichkeit

Die Einteilung nach Dringlichkeit ergibt sich meist durch ein bestehendes Zeitlimit/-fenster innerhalb dessen eine Aufgabe zu erledigen ist. Angelegenheiten, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen oder vorrangig abzuschließen sind im Gegensatz zu Dingen, die nicht zeitkritisch sind und noch zeitlichen Aufschub vertragen. Geklärt werden muss dazu, welchen Zeithorizont wir betrachten. Erfolgt die Beurteilung etwa täglich, wöchentlich oder nach Bedarf?

Wichtigkeit

Die Frage der Wichtigkeit ist nicht immer direkt erkennbar. Denn auch eine Pause kann sehr wichtig sein, erhält sie doch unsere Leistungsfähigkeit. Ein Kriterium der Wichtigkeit könnte also sein, inwiefern etwas dazu dient, uns weiterzubringen, uns leistungsfähig zu halten, den Betrieb aufrecht zu erhalten, für die Sicherheit zu sorgen oder als Voraussetzung für andere Dinge (jetzt) nötig zu sein.

Zusammengefasst: Wem hilft die Matrix? Jedem, der seine Aufgaben nach sinnvollen Prioritäten sortieren möchte, um dem Chaos Herr zu werden und endlich einfach und unkompliziert starten zu können. Dazu braucht es Eigenverantwortung und Disziplin sowie rasche Entscheidungsfähigkeit zur Einordnung der Aufgaben.

Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer. (Seneca)